写一封完美的电子邮件

  原文地址:Write a perfect email
  译文地址:写一封完美的电子邮件
  翻译:AlwaysOn

  电子邮件,而不是网络,从应用来看是使用的最多的互联网应用,同时也是被误用最多的。由于它是我们在线生活如此重要而又经常被忽略的组件,因此我暂时放下谈论网络,集中讨论一下让您的电子邮件交流更有效的简单方法。
  如果你像我一样,你从小就会被教导如何写信。你学会了怎样写商务和普通信件的标题、称呼,说明你的目的,提出要求,定出期望的回应,并以一个”Very Truly Yours”的落款结束。
  然而,电子邮件并不等同于普通信件,你不是在用 IBM Selectric II 打字机打字。你可能怀着些许悲伤看着那些书面沟通日子的正式得体,但是剩下的日子证明他们像Dillinger一样死板。如果你的目的是通过电子邮件获取信息或者要求别人做什么,那么你必须在讯息的最开头就向他们传达清楚。
  不算上垃圾邮件,我每天会收到数百封电子邮件。我知道有很多人像我这样。电子邮件过载是个问题,而且这个问题只会变得越来越糟。
  因此像我一样的极客们提出某种微格式作为一种解决办法,这个想法听起来很诱人:采用第一行那样的文字和格式开始讨论主题。但是电子邮件的使用分布非常广泛,目前不可能统一为任何一种结构。我们所能做的就是专注于迅速、简洁、有效的沟通。
  人们管理电子邮件收件箱的方式各不相同,但对一些细节的关注会让你的信息对别人更有用。以下这些是我发现的能够帮助你得到快速而有效的答复的几个因素。

  简练

  你知道,这是幽默的灵魂。
  简短的电子邮件最有效。当我收到一封长达几页的电子邮件,我必须作出决定:我现在是否有时间来处理这封邮件?它是否很重要而必须回过头再来处理?能不能把它发给另外一个人呢?如果我不能对这几个问题作出肯定的回答,我将永远不会再回过头来处理这封邮件。
  你也许有很多信息要与人分享,但是通过电子邮件,你是在同时与很多人争取你的接收者的注意力。保持邮件的简明扼要是对别人的尊重,也不太可能给你的读者增加压力。
  辅助材料或其它重要信息可以附加上去,但是要与这些内容分开:你是谁,你的问题是什么,你想从我这儿得到什么。
  如果你正在传递一根线,剪去不需要的部分。为什么要让电子邮件比它实际看起来更长呢?

  上下文

  如果我不知道你的名字,告诉我你是怎样联系到我的。你看到了我去年所在的工作小组。你同我离婚又和我高中时候最好的朋友结婚。类似这样能让我记起的事情。我不需要或者说我不想要一份简历,但是我需要知道你来自哪里。
  收到很多这样的回复:你指什么?缺少上下文是问题所在。当你在问问题时,预先考虑到所有可能遗漏的细节,以免造成长期的反反复复。每当别人回复你的时候,你就站在了对方思路的线索背后了。尽你所能让你的电子邮件一次奏效。
  老天,加个标题吧,一个有意义的标题。我收到的一些最重要的邮件甚至都没有标题,因此而差点被错过了。不要用像”重要”或”Re:Re:Re:Re:Re”这样的文字浪费标题的空间。如果邮件中所谈的主题变了,改变标题使其匹配。记住,在邮件接收者的屏幕上,你的标题在同很多其它的标题争抢接收者的注意。
  守旧的电子邮件用户有这样一个倾向,在回复邮件时,他们去掉除了回复以外的所有内容。不要这样做。举个例子,如果你给我发送一封邮件,邀请我在一个会议上发言,我问发言的主题是什么,你可能只回复我这个主题,剪去了所有关于这个会议的细节。如果这时我忘记了你之前发给我的邮件,这就意味着我不得不重新翻出大量的电子邮件存档来找到最初的信息,弄明白你说的是什么。即使我还记得那封邮件,我手头上也没有了关于这个会议的详情。所以不要随便剪去邮件内容,让它一直向下延续。现在是二十一世纪,一封底部带有10k字节旧文字的邮件不会淹没你的邮箱的(每天两万封的垃圾邮件正在出色地完成这件事,谢谢)。

  需要遵照执行的事情

  让你的要求更加清楚明白。
  你应该将他们剥离出来独立成句,前后留出空间,以便与其他信息区分开来。如果你写的是HTML格式的邮件,用破折号、星号和子弹号立出清单。封闭式(是或否,这或那)问题当然更好,开放式问题会让邮件变得很长很混乱,减少了总体的相关性,并且你可能会得到并非你期望的答复。
  不要给人误读你的理由。如果你在一个很长的段落后面才提出要求,或者很被动(”如果某人能……那将会是非常好的”),那么很有可能在最后被接收者错过。如果你发送一封邮件,你必然有你的目的,抓住它。

  一些例子:

  明天上午10点我能打电话叫你吗?
  这是我的联系信息,请记录到你的地址簿。
  我想更多地阅读一些关于x的东西,你能发给我你所有的链接吗?
  你能将这封邮件转发给y吗?
  我需要在今天之内知道你的旅行路线。

  合理的期望值

  我们中的大部分人都是同时要做好几项工作,因此不太可能一次花上多于10分钟的时间来帮某个向我发送邮件的人解决问题。我起草著名的滚动页面阐述某个问题的能力有限。如果我已经写了一些关于这个问题的东西,我可能只会发送给你链接。如果你能发出一个不需要很长答案的问题,那么你就很容易得到更快的答复。

  最后期限

  总会有一个时间期限,过了这个期限之后,你想要的答复将不再有用了。如果你知道这个期限,告诉你的接收者。这是一个不错的方法,它既能促使对方快速回复,长期来看,又能让人摆脱邮件压境的困扰。当对方知道了这一点,比如你需要在一段时间内制定出解决方案,而他们无法完成,他们可能就会直接放弃,而不是让你继续等待。这样对大家都好,不管你最终选择让谁去做。
  你不可能让每件事都那么完美。如果你需要向对方发送一个提醒,马上做,如果这样不起作用,给他一个电话。如果事情并不是十分重要,没有必要直接打电话通知对方,那就让它去吧。
  每天提醒会让接收者觉得他是在被你控制,这不是最佳的管理人的方式,当然更不能用这种方式来对待偶然碰到的联系人。他们有可能太忙了,或者不在电脑前,或者正在处理你的上一个要求。如果你正面临着这样的问题,从长远来看,这将不利于改善你和对方一起成功的机会。

  转载自 Angelived中文翻译

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